De ultieme offerte

meer dan een prijs alleen

Geschreven door: op
Het maken van een offerte is niet het inschatten van de kosten. Bij een offerte draait het om het uitdenken van de oplossing en het communiceren van je toegevoegde waarde. Doe je dit niet, dan heeft het maken van een prijs ook geen zin.

Zelf heb ik nog nooit een offerte gemaakt zonder de aanvrager (prospect) persoonlijk gesproken te hebben. Indien de persoon die de offerte aanvraagt geen tijd en moeite steekt in het proces van de aanvraag hoef ik geen tijd en moeite te steken in het maken van een offerte. Hoewel dit tegen je eigen sales opportunisme ingaat kun je niet anders concluderen dan dat ook de prospect goed werk moet leveren voor het verkrijgen van een prijs.

Voor sommige offertes moet eerst een NDA ondertekend worden voordat de informatie wordt toegestuurd. Ga niet zomaar akkoord en lees altijd de voorwaarden goed door. Bepaal of jij je kunt vinden in het contract en weeg de voor- en nadelen tegen elkaar af.

Na een korte kennismaking en eventuele ondertekening van een NDA is de aangeleverde documentatie aan de beurt. Welke informatie is beschikbaar gesteld, maar wellicht nog belangrijker: welke informatie ontbreekt? Durf te vragen en zorg ervoor dat alle vragen die van belang zijn voor een goede schatting op dit moment worden beantwoord. Ik heb wel eens een offerte verloren op het feit dat ik te weinig vragen had gesteld; ik wist wat ze nodig hadden en had dit al eerder ontwikkeld met mijn bedrijf. Althans, dat dacht ik. Fout gedacht.

Prospects hebben vaak een idee welke problemen ze hebben, maar niet welke oplossing hiervoor bestaat. Neem de klant daarom bij de hand richting jouw wereld en verras hem.

De volgende stap is het creatieve proces. Het is duidelijk wat de prospect vraagt, maar nog niet duidelijk wat de beste oplossing voor hem is. Ga ook uit van het feit dat de prospect niet bekend is met 'jouw wereld'. Gangbare termen en breed geaccepteerde oplossingen kunnen nog steeds nieuw zijn. Neem de prospect daarom bij de hand en geef een duidelijke uiteenzetting van je bedrijf en de gekozen oplossing.

Een beeld zegt meer dan 1.000 woorden...

Zorg dat je offerte ook visueel aantrekkelijk is. Hier moet een goede balans gevonden worden tussen het ondersteunen van het offerteproces en het aftikken van de jurudische afspraken die vanuit het document worden gemaakt. Je kunt bijvoorbeeld een mooi schema toevoegen, maar zorg dan ook dat deze van voldoende tekst wordt voorzien om het juridische kader duidelijk te krijgen. Beelden zijn ter interpretatie vatbaar. Te veel tekst maakt de offerte saai en niet iedere prospect kan direct een goed beeld vormen van hetgeen wat jij aanbiedt.

De planning en de prijs zijn het resultaat van de eerder opgebouwde propositie.

In de dienstverlening is de prijs vaak een logisch resultaat van de inspanning die redelijkerwijs nodig is om het voorstel uit de offerte uit te kunnen voeren. Zorg hierbij dat alle onderdelen benoemd worden. Zet optioneel keuzes neer die wellicht wel geïdentificeerd tijdens het proces, maar waarschijnlijk niet door de concurrentie benoemd worden. Je wilt dat de prospect appels met appels gaat vergelijken.

Wat vaak vergeten wordt is een goede planning; niet het meest interessante onderdeel nu je eindelijk je prijs mag noemen. Vergeet echter niet hoe belangrijk dit voor een klant kan zijn! Informeer naar mogelijke deadlines, afhankelijkheden van andere partijen en beschikbaarheid van key users bij de prospect. Je bent eigenlijk al een plan van aanpak aan het definiëren.

Roffel roffel roffel...

Wanneer alles is uitgewerkt en netjes binnen de offerte is opgesteld wordt deze naar de prospect gestuurd. Geen offerte gaat meer via papier, dus wees niet bang om de juiste bijlages toe te voegen. Zorg dat je Algemene Voorwaarden bij iedere offerte worden bijgesloten.

Het kan voorkomen dat je nog de kans krijgt om een presentatie te houden na het toesturen van de offerte. Maak dan geen ondertiteling van je eigen offerte, maar presenteer deze kort en bondig op een visuele manier met genoeg ruimte voor feedback. De prospect heeft de offerte waarschijnlijk al doorgenomen en is nu een stap verder je wereld in gekomen. De presentatie moet voelen als een kick-off en niet als een verkoopgesprek; gladde verkooppraatjes worden niet meer gewaardeerd.

All rise...

De uiteindelijke keuze vanuit het offertetraject heb je niet in de hand. Soms heb je een goed gevoel bij de offerte en valt deze niet, soms ben je de offerte bijna vergeten en valt deze alsnog. Hier zit weinig logica in, behalve dat de klant voor haar eigen situatie de beste keuze probeert te maken op basis van de verkregen perceptie. Zie het niet doorgaan van een offerte daarom niet als een verlies, maar een leermoment om de volgende keer nog dichter bij een overwinning te komen. Vraag de prospect naar zijn afweging.

Hoewel we allemaal willen dat 100% van onze offertes akkoord worden bevonden is dit niet reëel. Wat wel reëel is dat je 110% effort kunt steken in iedere offerte.

De ultieme offerte Aantal keer bekeken: 4.645